Журнал регистрации выезда и возвращения автотранспорта

Журнал регистрации выезда и возвращения автотранспорта: назначение, ведение и образцы 2025 года

Введение

Управление движением автотранспорта в организации — это не просто вопрос отчётности, а ключевой аспект, влияющий на безопасность и эффективность работы. Одним из основных инструментов контроля является журнал регистрации выезда и возвращения автотранспорта. Несмотря на активное внедрение технологий, в 2025 году бумажные и комбинированные формы учета по-прежнему играют важную роль, особенно для предприятий с высокими рисками и большими автопарками. В этой статье мы рассмотрим основные аспекты ведения данного журнала, его содержание и ошибки, которых следует избегать.

Что собой представляет журнал регистрации выезда и возвращения транспорта

Журнал — это внутренний документ, в который вносится информация о транспортных средствах, включая:

• Собственные автомобили организации;

• Автомобили, находящиеся на территории предприятия;

• Временно допущенные транспортные средства (например, автомобили подрядчиков).

Этот документ служит для контроля:

• Наличия автомобилей на территории;

• Времени выезда и заезда;

• Цели поездки;

• Состава экипажа;

• Соблюдения режима труда и отдыха водителей;

• Осуществления пропускного контроля.

Назначение журнала

1. Обеспечение безопасности

Журнал является обязательным для предприятий, работающих с опасными грузами или в режимных зонах. С его помощью можно предотвратить несанкционированный доступ и эффективно расследовать инциденты.

2. Дисциплина

Сравнивая данные из журнала с графиками работы, можно выявить опоздания, отклонения от маршрутов и другие нарушения.

3. Официальная документация

Документ может быть важным в ходе проверок, разборок со сторонними водителями и в случае ДТП.

4. Оптимизация логистики

Регулярный анализ журнала позволяет установить недостатки в использовании транспорта и выявить неэффективные участки в логистике.

Обязанности по ведению журнала

Ведение журнала обязательно для:

• Объектов с пропускным режимом;

• Организаций, имеющих внутренний автопарк;

• Компаний, работающих с опасными производственными объектами;

• Организаций, где это предусмотрено внутренними регламентами.

Ответственными за ведение журнала могут быть:

• Работники охраны;

• Диспетчеры;

• Механики.

Юридические аспекты

Хотя прямого требования вести именно этот журнал нет, обязанность по контролю перемещения автотранспорта вытекает из ряда нормативных документов, таких как:

• ФЗ-116 «О промышленной безопасности»;

• Положения о внутреннем режиме;

• Санитарные правила.

Оформление журнала

В традиционном формате журнал должен включать следующие разделы:

1. Номер записи;

2. Дата;

3. Марка и регистрационный номер автомобиля;

4. ФИО водителя;

5. Наименование владельца ТС;

6. Цель визита;

7. Время въезда;

8. Время выезда;

9. Подпись ответственного лица;

10. Примечания.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и подписан ответственным лицом. Титульная страница также должна содержать важные данные о предприятии.

Электронный журнал: возможно ли использование?

Да, электронная форма допустима, если она соответствует внутренним регламентам документооборота и обеспечивает безопасность данных. Лучше всего электронный журнал подходит для компаний, у которых установлены системы мониторинга.

Содержание журнала

Следует вносить данные о:

• Служебных автомобилях;

• Временных ТС подрядчиков;

• Личных автомобилях, используемых для служебных нужд;

• Транспортных средствах поставщиков.

Не подлежат учёту автомобили, которые не выезжают на территорию компании.

Ответственность за ведение журнала

Ответственность за ведение журнала возлагается на:

• Назначённых приказом работников (механиков, диспетчеров);

• Начальника службы безопасности;

• Руководителя транспортного отдела.

В случае отсутствия журнала, ответственность ложится на управляющие или административные лица.

Распространённые ошибки при ведении журнала

• Незаполненные графы;

• Пропуск времени выезда;

• Отсутствие подписи водителей или охранников;

• Несоответствие информации;

• Хаотичное заполнение.

Как не путать журнал с другими документами

Важно различать:

• Журнал регистрации — фиксирует сам факт передвижения транспорта.

• Путевой лист — содержит информацию о маршруте и задачах водителя.

• Транспортная накладная — сопровождает груз и фиксирует его перемещение.

Рекомендации по ведению журнала

1. Назначьте ответственного сотрудника.

2. Открывайте новый журнал ежегодно.

3. Храните журнал не менее 5 лет.

4. Используйте копии во время проверок.

5. Анализируйте данные журнала для выявления недостатков.

Примеры ситуаций, где журнал играет важную роль

Ситуация 1: ДТП

Журнал помогает установить, кто находился на объекте и подтвердить действия водителя в момент инцидента.

Ситуация 2: Потеря груза

Записи в журнале позволяют отследить маршрут транспорта и провести внутреннее расследование.

Ситуация 3: Проверка органов контроля

Журнал служит доказательством в том, что соблюдаются нормы труда и отдыха.

Периодичность, архивирование и хранение

• Журнал заполняется ежедневно.

• Храните его минимум от 3 до 5 лет.

• Электронные версии должны регулярно резервироваться.

Как приобрести или изготовить журнал

Готовый вариант

В 2025 году можно купить готовый журнал с необходимыми формальностями.

Собственное изготовление

Доступно создание журнала в формате Word или Excel с обязательной регистрацией.

Другие аспекты

• При ведении вахтовым методом создавайте отдельные журналы для каждой смены.

• Для больших объектов используйте территориальное разделение журналов.

• В случае цифрового учёта дублируйте его записи.

Заключение

Журнал регистрации выезда и возвращения автотранспорта — важный инструмент для обеспечения порядка и безопасности на предприятии. Независимо от формы ведения, ответственный подход к заполнению позволяет избежать множества проблем и оптимизировать процессы. В 2025 году сочетание традиционного и цифрового учёта — оптимальное решение для учреждений.