Кто отвечает за путевые листы в организации

Кто отвечает за путевые листы в организации: подробное руководство 2025 года

Введение

Путевой лист является неотъемлемым документом, который служит подтверждением законности и прозрачности функционирования служебного автотранспорта. Он аккумулирует данные о техническом состоянии автомобиля, маршруте, расходе топлива и других ключевых сведениях. В 2025 году требования к оформлению и хранению путевых листов остаются неизменными и четко регламентированы, что подчеркивает важность соблюдения этих норм для каждой организации.

Кто оформляет путевой лист

В соответствии с действующим законодательством, оформление путевого листа является обязательной задачей для собственника или владельца транспортного средства. В случае аренды автомобиля с экипажем на арендодателя ложится ответственность за оформление этого документа. Важно отметить, что путевой лист должен быть оформлен до того, как транспортное средство выйдет на линию.

Подписанты путевого листа

Путевой лист требует подписей следующих должностных лиц:

• Медицинский работник: осуществляет предрейсовые и послерейсовые проверки, фиксируя результаты осмотров с указанием даты и времени.

• Механик или ответственное лицо: проводит предрейсовую проверку технического состояния автомобиля, оставляя отметку о готовности ТС к эксплуатации.

• Ответственный за выпуск транспортного средства на линию: подписывает документ, заверяя, что все проверки были выполнены и транспортное средство готово к работе.

Подписи могут быть как ручными на бумаге, так и электронными для упрощения процесса при использовании электронных путевых листов.

Назначение ответственных сотрудников

Организация обязана издать приказ, в котором назначаются ответственные за оформление, проверку и хранение путевых листов. В данном приказе должны быть указаны:

• Полные имена и должности ответственных сотрудников;

• Обязанности каждого из них;

• Правила взаимодействия между назначенными лицами.

Четкое описание ролей поможет избежать возможных нарушений и недопонимания.

Ответственность за нарушения

Отсутствие или ненадлежащее оформление путевого листа может привести к следующим штрафам:

• Водитель: 500 рублей за отсутствие документа.

• Должностные лица: от 5 000 до 25 000 рублей в зависимости от характера нарушения.

• Юридические лица: от 30 000 до 130 000 рублей.

Кроме этого, организации могут столкнуться с приостановкой деятельности на срок до 90 дней в случае систематических или грубых правонарушений.

Использование электронных путевых листов

С 2023 года предприятия получили возможность применять электронные путевые листы (ЭПЛ), которые имеют такую же юридическую силу, как и бумажные при соблюдении всех требований к их оформлению и подписанию. ЭПЛ подписываются с использованием усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи.

Преимущества электронных путевых листов

• Снижение объема бумажного документооборота.

• Упрощение процесса оформления и хранения.

• Оперативный доступ к информации для всех заинтересованных сторон.

Хранение путевых листов

Как бумажные, так и электронные путевые листы должны храниться в организации не менее 5 лет. Это критически важно для возможных проверок со стороны контролирующих органов, а также для обеспечения внутреннего учета.

Часто задаваемые вопросы

1. Нужно ли оформлять путевой лист на каждую поездку?

Да, для каждой служебной поездки требуется отдельный путевой лист.

2. Можно ли использовать один путевой лист на несколько дней?

Срок действия путевого листа не должен превышать одного месяца и должен соответствовать сроку рейса.

3. Кто осуществляет проверку путевых листов в организации?

Проверку могут проводить различные органы, включая ГИБДД, налоговую службу, трудовую инспекцию и Росздравнадзор.

4. Как поступить, если в организации отсутствует медицинский работник?

Организация может заключить договор с медицинской организацией для выполнения предрейсовых и послерейсовых обследований водителей.

5. Допускается ли применение электронных подписей при оформлении путевых листов?

Да, при использовании электронных путевых листов возможно применение как УКЭП, так и УНЭП.

6. Какие данные обязательно должны быть указаны в путевом листе?

Обязательные данные включают информацию о транспортном средстве, водителе, маршруте, результатах медицинского и технического осмотров, а также подписи ответственных лиц.

Заключение

Корректное оформление и аккуратное ведение путевых листов не только соответствует требованиям законодательства, но и является важным элементом эффективного управления автопарком организации. Назначение ответственных сотрудников, строгое соблюдение всех установленных процедур и использование современных инструментов, таких как электронные путевые листы, способствуют минимизации рисков, связанных с нарушениями, и повышают прозрачность работы транспортного подразделения.